A cosa seve la PEC e perché è fondamentale per tutti, a questo punto, dotarsene

Tempo di PEC obbligatoria per le aziende e tempo di aumento dei cittadini che scelgono di avere la Posta Elettronica Certificata. Partiamo da qualche dato: quelli sull’utilizzo della PEC in Italia da parte di privati cittadini è in forte aumento, considerato che solo nel 2021 l’attivazione di caselle PEC da parte di privati ha rappresentato il 40% del totale. Il dato aumenterà, comunque, considerato che grazie ad essa i cittadini potranno presto eleggere il proprio domicilio digitale. E per quanto riguarda le aziende? Se si considera che «il domicilio digitale, sotto forma di indirizzo di posta elettronica certificata (Pec), è requisito essenziale per l’iscrizione al Registro delle imprese delle Camere di commercio» – come ha recentemente sottolineato la Camera di Commercio della Romagna – le aziende non in regola attualmente rischiano di essere multate. Cerchiamo di capire, a partire da a cosa serve la PEC, tutto quello che è importante sapere per non farsi trovare impreparati in questo ambito di digitalizzazione delle comunicazioni certificate che semplifica non poco la vita di tutti.

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A cosa serve la PEC: cos’è l’indirizzo email PEC e quando usare la PEC

Definiamo, per capire a cosa serve la PEC, di che cosa si tratta: è la Posta Elettronica Certificata che permette di inviare e ricevere messaggi che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con ricevuta di ritorno, avendo così una garanzia che provi l’invio e la consegna avvenuti. Si tratta di una peculiarità italiana che, però, dal 2018 è stata presa in carico a livello europeo per renderla conforme allo standard UE. Oltre che in Italia, la PEC è in utilizzo Svizzera, a Hong Kong e in Germania. Cos’è l’indirizzo email PEC? Si tratta, molto banalmente, dell’indirizzo mail della Posta Certificata Elettronica, quello tramite cui dalla casella si inviano messaggi certificati e quello tramite cui si ricevono. Questo indirizzo può essere creato solo attraverso gestori autorizzati che prendono il nome di fornitori o provider di PEC.

Quando usare la PEC? Al netto della questione domicilio digitale, la Posta Elettronica Certificata torna utile in tutti quei casi in cui c’è necessità di certificare una avvenuta comunicazione. La normativa che la regola obbliga le Pubbliche Amministrazioni, qualora fosse fatta richiesta dai cittadini, ad utilizzarla. Risulta utile anche in alcuni ambiti – per citare qualche esempio, finanza, sanità e utility – quando c’è necessità di particolare riservatezza in merito a questioni rilevanti. La Posta Elettronica Certificata si usa, quindi, quando c’è necessità di certificazione ma anche di sicurezza e affidabilità. Qualche caso pratico? Per comunicazioni con la PA, appunto, ma anche per convocare consigli, giunte, assemblee; per trasmettere documenti di ogni genere; per gestire la comunicazione all’interno di strutture con molte sedi operative; per inviare stipendi ai dipendenti.

Differenza tra mail e PEC: quali sono i vantaggi?

Ricapitoliamo brevemente, quindi, a cosa serve la PEC e come funziona (arrivando, per forza di cose, anche a comprendere le differenze tra mail e PEC): inviando un messaggio PEC, il mittente ottiene dal gestore della PEC una ricevuta digitale di transazione avvenuta che può avere esito positivo o esito negativo. La ricevuta in questione ha il valore legale di cui parlavamo prima e contiene l’ora esatta dell’invio del messaggio. Qualora il mittente dovesse smarrire la ricevuta digitale relativa a invio e/o consegna del messaggio PEC, sarà possibile – entro 30 mesi dal recapito – richiedere una prova dell’avvenuta transazione con uguale validità legale che il provider è tenuto a fornire.

Passiamo, ora, alla differenza tra mail e PEC: lato utente, una casella di posta elettronica comune e una casella PEC sono uguali sotto ogni punto di vista. L’utilizzo delle due tipologie di posta elettronica è il medesimo. La funzionalità aggiuntiva della PEC – e, quindi, la differenza con una casella di posta elettronica tradizionale – sta proprio nella questione ricevute digitali. Esse arrivano sotto forma di allegati con valore legale e contengono tutte le informazioni temporali relative a invii e ricezioni. La differenza sostanziale è che una casella PEC può gestire, teoricamente, solo messaggi PEC. Scendiamo nello specifico dei casi di interazione possibile e non – consapevoli che a volte le regole possono dipendere dai singoli provider – e rispondiamo a una delle domande che più comunemente viene fatta: si  può inviare una pec ad un indirizzo email normale?

Vediamo le regole di invio e ricezione, a seconda dei casi, e come si legge una PEC:

• Da PEC a posta ordinaria l’invio messaggio è possibile ma al mittente non viene rilasciata nessuna ricevuta. Il destinatario potrà rispondere alla mail se la PEC del mittente è configurata in modo tale da ricevere messaggi di posta ordinaria; diversamente, avverrà la ricezione di notifica di errore MAILER-DAEMON.
• Da posta ordinaria e PEC l’invio di messaggio viene respinto senza inviare alcuna notifica al destinatario. Al mittente, invece, arriva la risposta del messaggio di errore di mancata consegna MAILER-DAEMON. Viene comunque data la possibilità di ricevere messaggi di posta ordinaria su PEC da alcuni provider se si modificano le pre-impostazioni.

In quanto tempo arriva una PEC e come si legge una PEC: tutte le caratteristiche del messaggio

Ricapitoliamo, quindi, le caratteristiche della PEC rispondendo a tutte quelle domande e a quei dubbi finali che – nonostante la lettura del pezzo – potrebbero essere rimasti. Partiamo dal presupposto che ogni PEC – a seconda del provider – prevede il pagamento di una piccola quota su base annuale. In quanto tempo arriva una PEC? I tempi di invio e ricezione della mail sono i medesimi di una casella ordinaria e, per quanto riguarda le ricevute di invio e ricezione, anch’esse sono immediate. Ci sono due ricevute, quella all’invio del messaggio (presa in carico) e quella alla ricezione (ricevuta di consegna).

Chiariamo, infine, la risposta a una domanda che comunemente viene fatta: la PEC deve essere personale? Assolutamente sì. Trattandosi di posta certificata, tutto quello che viene ricevuto e inviato risulta essere strettamente personale. L’indirizzo PEC è assegnato a uno specifico titolare che, colui che ha registrato tale indirizzo di posta a suo nome e che ha intestato quel servizio avendo fornito il proprio codice fiscale e il proprio indirizzo di residenza.