Quanto è fondamentale la digitalizzazione delle imprese oggi e domani?

Cos’è la digitalizzazione e cosa si intende quando si parla di digitalizzazione delle imprese? Partiamo, in questa guida che mira a dare definizioni, spiegare passaggi e sottolineare l’importanza di un procedimento a cui il governo Meloni ha scelto di non riservare un ministero dedicato ma che, vista la direzione non solo dell’Europa ma del mondo, risulta essenziale affinché l’Italia e il mondo del lavoro e della PA italiani non rimangano indietro. Nell’enciclopedia Treccani troviamo la digitalizzazione definita come «nella tecnica, conversione di grandezze analogiche in informazioni digitali, effettuata mediante un dispositivo, detto digitalizzatore o convertitore analogico-digitale. Si usa in partic. nei servosistemi per convertire determinate grandezze di ingresso (per es. l’assetto di un certo organo), in numeri, atti a essere inviati in un elaboratore elettronico numerico facente parte del sistema».

Va da sé che questa è, appunto, la definizione tecnica e che scendendo nello specifico dei casi di cui sentiamo sempre parlare – digitalizzazione della Pubblica amministrazione, digitalizzazione aziendale, digitalizzazione dei processi e, appunto, digitalizzazione delle imprese – ci siano altre sfumature più concettuali. Nel caso della definizione di digitalizzazione delle imprese, si fa riferimento a un processo estremamente ampio che comprende – tra le altre cose – la dematerializzazione documenti cartacei e la digitalizzazione dei processi lavorativi che consiste nell’azione mirata di aziende (nella digitalizzazione aziendale) e imprese a implementare e migliorare strumenti e tecnologie digitali che puntano a rendere più efficienti processi e flussi.

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Processo di digitalizzazione e digitalizzazione aziendale

A che punti siamo con digitalizzazione delle imprese, digitalizzazione aziendale e con tutto il processo della digitalizzazione (compresa quella della Pubblica amministrazione) nel nostro paese. I 27% dei fondi del PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) sono destinati, in generale, alla digitalizzazione e 250 milioni di questi miliardi dovrebbero essere destinati a migliorare le competenze digitali degli italiani. Puntando a rilanciare l’economia del paese dopo il Covid, permettendo così uno sviluppo che sia verde e che sia digitale tramite questi soldi, l’Italia mostra di avere chiaro cosa vada fatto ma – ovviamente – col cambio di governo sperimentato a settembre 2022 occorre vedere se quanto disegnato da Draghi troverà corrispondenza nell’operato del governo Meloni.

Tornando alla digitalizzazione nel mondo del lavoro, in senso più stretto, si tratta di un’opportunità fondamentale per imprese e aziende. Cosa si punta a ottenere? L’erogazione di servizi e la produzione di bene in modo più rapido e più efficiente andando a ridurre i costi. Si tratta, per dirla in maniera più semplice, dell’adeguarsi ai tempi che corrono sfruttando quanto già esiste nel mondo digitale ma anche implementando nuovi metodi e formando le persone affinché possano sfruttare tutto ciò che la digitalizzazione ha da offrire.

Come di fa la digitalizzazione delle imprese e aziendale?

Digitalizzazione delle imprese e digitalizzazione aziendale sono fatti di tanti elementi diversi che, incastrandosi tra loro, contribuiscono a creare il puzzle di un processo condotto in maniera efficace e che non lascia nessun elemento dietro. Come si procede con la digitalizzazione? Una parte fondamentale è sicuramente costituita dal miglioramento e dall’implementazione di software per la gestione dei documenti; si tratta di efficientare i servizi e di ridurre i costi tramite programmi sempre più professionali che permettano di semplificare il workflow dei documenti – che all’interno di determinate realtà possono essere anche flussi enormi -.

Della digitalizzazione fa parte anche l’ambito del cloud computing, che comprende servizi di vario genere. Uno dei più utilizzati da imprese e aziende è il data center cloud, un centro di elaborazione dati dove si gestiscono servizi, comunicazioni e processi garantendo così il funzionamento di tutte le infrastrutture tecnologiche h24. Anche gli e-commerce fanno parte del pacchetto, negozi virtuali che permettono ad aziende e imprese di vendere prodotti e serviti non solo in relazione alle sedi fisiche e agli orari di apertura ma ovunque nel mondo e in qualunque momento. Nota ultra positiva: i costi di gestione dei servizi online sono di molti inferiori rispetto a quelli degli store fisici.

Per imprese e aziende risulta inoltre fondamentale disporre di tecnologie di connettività ultraveloce, ovvero banda larga, ultralarga e connettività satellitare. Avere accesso al massimo potenziale della rete permette di sfruttare al massimo potenziale le tecnologie digitali messe a disposizione, andando a semplificare il lavoro quotidiano. C’è poi il capitolo relativi alla conservazione digitale – che andremo ad approfondire meglio in seguito -, ovvero lo sfruttamento delle tecnologie digitali per proteggere e reperire nella maniera più efficiente possibile i documenti prodotti.

Digitalizzazione dei processi: cosa si intende per dematerializzazione documenti cartacei?

Avendo spiegato come si procede con la digitalizzazione dei processi all’interno di imprese e aziende, qualche parola a parte la merita la questione della dematerializzazione dei documenti cartacei – che si lega a doppio filo anche alla digitalizzazione delle Pubbliche imprese, considerato tutto il discorso relativo allo SPID e all’impiego che dell’identità digitale facciamo per snellire la burocrazia sfruttando i nostri smartphone -.

Un capitolo fondamentale della digitalizzazione è costituito dalla possibilità di gestire i documenti digitali non solo per quanto riguarda la conversione da cartaceo a digitale ma anche dal lato prettamente inerente la conservazione di documenti creati già in formato digitale. Di dematerializzazione documenti cartacei si parla da diverso tempo e il tema, negli anni, è diventato fondamentale.

Quando si parla di dematerializzazione dal punto di vista tecnico – per definire cosa significa a livello pratico – si punta a definire in tutte le sue parti il procedimento che serve per far diventare un documento inizialmente cartaceo in formato digitale o informatico. La conversione – che punta alla conservazione digitale del documento così da evitare anche il naturale deterioramento della carta e la conseguente perdita dei dati contenuti – da un punto di vista pratico può essere fatta in moltissimi modi.

I più semplici sono l’utilizzo di uno smartphone o di uno scanner, di tutte quelle soluzioni software più o meno avanzate – puntando, tramite i processi di digitalizzazione, a farle avanzare – catturando così l’immagine del documento in questione che diventa un file pronto ad essere archiviato a seconda delle esigenze dell’impresa, dell’azienda o della Pa che compie il processo.