Vantaggi della firma elettronica: più veloce e pratica di quella autografa

Firmare dei documenti per il contratto con un fornitore o un cliente senza uscire dall’ufficio, senza stampare decine di pagine inutili, senza doverle spedire tramite posta ordinaria, sembra un sogno ma è invece una realtà. Utile per altro non solo alle aziende, ma anche per i privati cittadini. La firma elettronica consente di fare tutto questo, firmando contratti e documenti comodamente da casa propria, utilizzando i servizi disponibili in rete.

La firma elettronica PDF

Il formato PDF è quello più usato a livello internazionale per i file. Sono in questo formato la gran parte dei contratti, che aziende e clienti si scambiano regolarmente. Per fare un esempio pratico, chi desidera chiedere un prestito online attraverso una piattaforma, o aprire un conto corrente online, riceverà via email un contratto in formato pdf. Oggi esistono servizi che consentono di apporre una firma pdf in formato completamente elettronico. Approfittando di questo tipo di servizio il contratto non dovrà essere stampato, siglato e scannerizzato, per poi inviarlo al fornitore, alla banca o al negozio con cui si sta stipulando un contratto. Sarà invece sufficiente invece approfittare dei servizi di firma elettronica, per poi reinviare il documento, mantenendo il formato PDF.

I vantaggi

I vantaggi offerti da una firma elettronica sono evidenti a chiunque. Il primo, come abbiamo detto, sta nel non dover effettuare diversi passaggi per apporre la firma su un documento: stampare il documento pdf in forma cartacea, firmare dove necessario, scannerizzare il documento, salvarlo e reinviarlo a chi di dovere. Oltre a sprecare moltissima carta, si perde anche moltissimo tempo; con la firma elettronica il tempo da impiegare per firmare un documento consiste semplicemente in quello impiegato per leggerlo, in modo da non firmare senza conoscere i termini del contratto. In pratica si può firmare un documento inviato via email o tramite un’app di messaggistica istantanea, in pochi attimi e con la massima sicurezza.

Come funziona

Per poter utilizzare i servizi di firma elettronica è necessario appoggiarsi ad una società che li offre. In seguito sarà sufficiente accedere al sito della società di gestione della firma elettronica, leggere il documento o il contratto, cliccare nello spazio in cui è indicata la possibilità di apporre la firma in modo elettronico. A questo punto solitamente si deve utilizzare un sistema di controllo aggiuntivo, che usa ad esempio le OTP, One Time Password. In pratica si ottiene un codice numerico sul cellulare, che dovrà essere usato per identificarsi all’interno del servizio di gestione della firma elettronica. In pochi attimi si firma un documento pdf, senza spostarsi da casa o dall’ufficio.

Quando è possibile usare la firma elettronica

Sono molteplici le situazioni in cui la firma elettronica, attraverso metodo di identificazione tramite OTP, è oggi largamente accettata. Come abbiamo accennato, è il metodo di firma preferito da molte banche online, ma anche da numerose società che offrono prodotti e servizi di vario genere. Sono utili per le aziende, perché evitano di doversi recare negli uffici del cliente o del fornitore, per apporre la propria firma autografa su un ordine o su un altro tipo di documento.