La posta elettronica certificata rappresenta una valida alternativa alla raccomandata A/R e ogni giorno veicola circa 4 milioni di messaggi inviati da aziende, professionisti e privati. La PEC è uno strumento sempre più utile a tutti, non solo per professionisti e aziende, perché rappresenta oggi anche un domicilio digitale su cui ricevere tutte le informazioni dalla Pubblica Amministrazione.
Tra le ultime novità riguardanti la PEC troviamo l’obbligo per professionisti e aziende ad avere un domicilio digitale su cui ricevere tutte le comunicazioni, pena una multa fino a 2mila euro.
Secondo le ultime stime, quasi il 40% delle caselle attive di posta elettronica certificata sono utilizzate da persone fisiche e cittadini. Qui di seguito vedremo nel dettaglio che cos’è, come funziona e quando inviare una email certificata.
La PEC è nata circa 12 anni fa e si tratta di un indirizzo email certificata obbligatorio per aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione per l’invio di email con valore legale. Oggi, la posta elettronica certificata costituisce un servizio esclusivo in tutta Europa e a partire dal 2019 sono attivi per tutti i servizi fiduciari stabiliti nel regolamento europeo 910/2014 (eIDAS).
L’email certificata rappresenta l’alternativa più economica alla raccomandata A/R, poiché ha lo stesso valore legale e in aggiunta permette di inviare da qualsiasi dispositivo mobile o PC un messaggio certificato.
Un’altra differenza che avvantaggia l’utilizzo della PEC rispetto alla raccomandata A/R è il costo: un servizio PEC a pagamento costa annualmente quanto un paio o al massimo 10 raccomandate con ricevuta di andata e ritorno e l’invio di messaggi certificati è illimitato.
La posta elettronica certificata consente di inviare messaggi certificati con la sicurezza di avere una ricevuta di invio e di ritorno all’avvenuta consegna del messaggio. Il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005.
L’obbligo di avere una posta elettronica certificata si è diffuso negli anni per tutti i soggetti tenuti all’iscrizione nel registro delle imprese e per i professionisti, per gli scambi documentali previsti nei processi telematici e per tante altre situazioni che coinvolgono anche i cittadini come:
Le imprese e i professionisti che non sono dotati di PEC e non hanno registrato il loro domicilio digitale, possono essere sanzionati con penali fino a 2.000 euro.
Per ottenere una casella di email certificata è necessario acquistare il servizio presso uno dei numerosi provider che offrono client a norma di legge, presenti nell’elenco dell’AgID. Generalmente, è possibile scegliere tra diversi servizi a pagamento che offrono un pacchetto base con 1GB di spazio di archiviazione fino ai pacchetti dedicati a professionisti e aziende, con uno spazio di archiviazione fino a 100 GB.
Il costo di una PEC varia da pochi euro l’anno fino a decine di euro l’anno + IVA, può cambiare in base alla quantità di spazio di archiviazione offerto e in base alle funzionalità aggiuntive offerte dal provider.